e-faktura
Proces akceptacji kosztów to jeden z kluczowych procesów wymagających należytej kontroli i przewidywalności. Proces ten wpływa bowiem bezpośrednio na stan finansów firmy. Głównym z dokumentów na jakim skupiona jest uwaga procesu jest faktura kosztowa, finalnie przypisywana lub rozdzielana na centra kosztów. Dlatego też wskazane jest, by ściśle nadzorować proces obiegu faktur. System Vario umożliwia projektowanie, uruchamianie i nadzorowanie procesu obiegu dokumentów kosztowych, zapewniając jednocześnie ich płynny i przewidywalny obieg wraz z przekazem danych do systemów klasy ERP.

Poniżej prezentujemy przykładowy proces obiegu faktury realizowany przez system Vario. System jest w stanie obsłużyć dowolny inny przebieg procesu i operacji, zgodnych ze specyfiką Państwa firmy.

W przedstawionym przykładzie został zaprezentowany przykładowy scenariusz akceptacji faktury z uwzględnieniem akceptacji przełożonego, głównego księgowego i Zarządu. Utworzoną i opisaną fakturę kosztową otrzymuje przełożony pracownika. Przełożony ma możliwość przesłania FV do księgowości lub zwrot FV do poprawy. Po akceptacji przez przełożonego, faktura kosztowa zostaje przesłana do działu księgowego w celu uzupełniania ją danymi księgowymi. Faktura zaakceptowana przez przełożonego i opisana przez dział księgowości kierowana jest do akceptacji Głównego Księgowego/Z-cy głównego księgowego, a następnie do zatwierdzenia przez Zarząd. Po akceptacji Zarządu faktura zostaje wysłana do systemu ERP zgodnie z uzgodnionymi zasadami integracji.


obieg faktur
 

Rejestracja faktury kosztowej

Rejestracja faktury może odbywać się przez pracownika lub w sekretariacie firmy. Faktura może dotyczyć dowolnego centrum kosztów, przykładowo: zapotrzebowania, zaliczki, delegacji, projektu. Faktura może być już na tym etapie opisywana danymi kontrahenta, daty, odbiorcą. Następnie skanujemy dokument (proces może być wspomagany poprzez OCR) i uruchamiamy obieg. Pozostałe wymagane informacje wprowadzane są w kolejnych krokach procesu.

 

Opis faktury kosztowej

Na tym etapie, osoba odpowiedzialna odrzuca lub opisuje fakturę kosztową np. uzupełniając wartości faktury, dodając pozycje kosztowe z podaniem kosztów MPK. A następnie przekazuje opisaną fakturę do akcentacji przełożonego.

 

Proces akceptacji faktury kosztowej

System Vario udostępnia wieloetapowy mechanizm akceptacji faktury, który wykorzystywany jest do kształtowania ścieżki akceptacyjnej wg. wymagań klienta. Rejestruje również wszystkie decyzje i polecenia wykonywane podczas procesu przez poszczególnych użytkowników i umożliwia przegląd tych czynności w formie raportu. Dostępne są również zestawienia, raporty wszystkich faktur wprowadzonych w systemie Vario. Dzięki elastycznemu mechanizmowi filtrowania można raport ten dowolnie kształtować po wprowadzonych kryteriach.

 

System obiegu dokumentów - przykładowa ścieżka przejść zakończonego procesu została uwidoczniona na poniższym diagramie

obieg dokumentów

Cechy rozwiązania

  • Przejście z papierowego na elektroniczny obieg faktury kosztowej.
  • Mechanizmy akceptacji faktury kosztowej.
  • Monitorowanie obiegu faktur kosztowych.
  • Identyfikacja miejsc powstawania kosztów (MPK).
  • Dekretacja controllingową.
  • Zebranie niezbędnych informacje na temat faktury kosztowej w różnych miejscach i jeśli to możliwe - powiązanie z dokumentem zapotrzebowania / zamówienia.
  • Przygotowanie tych danych do integracji z zewnętrznym systemem finansowo-księgowym.
  • Możliwość przesyłania zatwierdzonych faktur kosztowych do systemu ERP z pozycjami kosztowymi MPK (w tym również rozksięgowane na "piątki").
  • Rejestracja wszystkich czynności wykonywanych w trakcie obiegu w tym akceptacji i zatwierdzeń.
  • Rezygnacja z opisu ręcznego wykonywanych akceptacji na dokumencie.
  • Możliwość umieszczenia nadruku wykonanych akceptacji na dokumencie lub na oddzielnym dokumencie dołączonym do oryginału faktury.
  • Szybki dostęp do ewidencji faktur z możliwością wyszukiwania i przeglądania historii.
  • Rejestry faktur w różnych widokach np wg terminów płatność, wg stanu obiegu, wg działów, wg MPK umożliwiają szybki i łatwy przegląd faktur.
  • Możliwość ustawienia przypomnień dla faktur, dla których zbliża się termin płatności.
  • Możliwość połączenia(referencji) z innymi procesami (np. Projekty, Zaliczka, Zapotrzebowanie):
  1. do projektu jako pozycje kosztowe do budżetowania
  2. do Zaliczki jako pozycje rozliczenia zaliczki
  3. do zapotrzebowania w celu potwierdzenia realizacji
 
   

UWAGA! Ten serwis używa cookies i podobnych technologii.

Brak zmiany ustawienia przeglądarki oznacza zgodę na to. Czytaj więcej…

Zrozumiałem

Polityka prywatności i wykorzystania plików cookies w serwisach internetowych Docusoft Sp. z o.o.

Docusoft Sp. z o.o. przywiązuje swoistą wagę do poszanowania prywatności użytkowników odwiedzających serwisy w domenach docusoft.pl, variosystems.pl, forum.variosystems.pl. Gromadzone w dziennikach logów dane są wykorzystywane tylko i wyłącznie do celów administrowania serwisem. Nie zabiegamy o identyfikację użytkowników stron należących do Docusoft Sp. z o.o.

Gromadzenie danych

Zgodnie z przyjętą praktyką większości serwisów www, przechowujemy zapytania HTTP kierowane do naszego serwera. Oznacza to, że znamy publiczne adresy IP, z których użytkownicy przeglądają treści informacyjne naszych serwisów. Przeglądane zasoby identyfikowane są poprzez adresy URL.

Dane te nie są kojarzone z określonymi osobami przeglądającymi serwisy firmy Docusoft Sp. z o.o.

Wykorzystywanie danych

Zebrane logi przechowywane są w celu administrowania serwisem. Informacje w nich zawarte nie są ujawniane nikomu poza osobami upoważnionymi do administrowania serwerami firmy Docusoft Sp. o.o. Na podstawie plików logów mogą być generowane statystyki stanowiące pomoc w administrowaniu. Zbiorcze podsumowania w postaci takich statystyk nie zawierają żadnych cech identyfikujących osoby odwiedzające serwis.

Mechanizm Cookies na stronach internetowych Docusoft Sp. z o.o.

Mechanizm Cookies nie jest wykorzystywany do pozyskiwania jakichkolwiek informacji o użytkownikach serwisu ani śledzenia ich nawigacji. Pliki Cookies stosowane w serwisach należących do Docusoft Sp. z o.o. nie przechowują żadnych danych osobowych użytkowników. Pliki Cookies wykorzystywane są do podtrzymania sesji między przeglądarką a serwerem (pliki Cookies usuwane są po zamknięciu przeglądarki) oraz do zapamiętania ostatniej wybranej wersji językowej serwisu.

Czym są pliki Cookies?

Cookies znacza dane informatyczne, w szczególności niewielkie pliki tekstowe, zapisywane i przechowywane na urządzeniach za pośrednictwem, których Użytkownik korzysta ze stron internetowych Serwisu.

W jaki sposób można zarządzać plikami Cookies:

Jeśli użytkownik nie chce otrzymywać plików cookie, może zmienić ustawienia przeglądarki. Należy zwrócić uwagę, iż wyłączenie obsługi plików cookies niezbędnych dla Rejestracji, Bezpieczeństwa, utrzymania Preferencji Użytkownika, utrudni korzystanie z witryn Docusoft Sp. z o.o., a w skrajnych przypadkach może uniemożliwić korzystanie ze stron www.

W celu zarządzaniami ustawienia cookies należy wybrać z listy poniżej używaną przeglądarkę internetową i postępować zgodnie z instrukcjami:

Urządzenia przenośne:

 

Odnośniki do innych stron

Serwisy należące do DocusoftSp. z o.o. zawierają odnośniki do innych stron www. Docusoft Sp. z o.o. nie ponosi odpowiedzialności za zasady zachowania prywatności obowiązujące na tych stronach. Namawiamy, by po przejściu na inne strony zapoznać się z polityką prywatności ustaloną na nich. Niniejsza polityka prywatności dotyczy tylko serwisów WWW należących do Docusoft Sp. z o.o.

Zmiany

W przypadku zmiany obowiązującej polityki prywatności, wprowadzone zostaną odpowiednie modyfikacje do powyższego zapisu.

Potrzebujesz więcej informacji ?

Chętnie prześlemy Ci wiecej informacji, odpowiemy na pytania. Napisz do nas. Jesteśmy do Twojej dyspozycji