Z umową można powiązać inne elementy systemu jak np. Podmiot (klient zarejestrowany w Panelu Kontakty), z którym Umowa jest zawarta czy Korespondencja wymieniana z tym Podmiotem przy tworzeniu lub realizacji Umowy. Przykładowy scenariusz przygotowania i akceptacji Umowy o pracę obejmuje:
- Umowę tworzy uprawniony użytkownik np. pracownik kadr – system przy tworzeniu Umowy umożliwia wybór wzorca na podstawie którego zostanie wygenerowany dokument Umowy.
- Użytkownik wypełnia informacje opisowe Umowy przekazuje do akceptacji działu, w którym np. pracownik będzie pracował
- Następnie Umowa przechodzi do akceptacji/podpisu Zarządu
- Po akceptacji Zarządu Umowa wraca do Kadr
- Pracownik kadr przekazuje Umowę zatrudnionemu do podpisu i skanuje podpisaną Umowę. Skan umowy dołącza do Umowy, jako drugą postać Umowy
- Po podpisaniu Umowy przez zatrudnionego Umowa przechodzi do Archiwum.
- W ramach procesu można dodać Aneks do Umowy i również przejść ścieżkę akceptacji analogiczną jak dla Umowy
W systemie można rejestrować i procesować inne typy Umów np. Umowy zawierane z klientami na dostawy sprzętu lub usług czy zrealizowanie inwestycji. Takie Umowy mają swój proces akceptacji i mogą być jedną z faz większego procesu. Proces Umowy z klientem może być elementem kompleksowego procesu obsługi np. Zleceń. Wtedy akceptacja Umowy staje się fazą realizacji procesu głównego. W takim przypadku proces rozpoczyna się od rejestracji Zapytania ofertowego następnie można automatycznie przejść do procesu Ofertowania, a w przypadku akceptacji Oferty przez klienta kolejną fazą będzie rejestracja Zamówienia lub procesu akceptacji Umowy w zależności od wymagań użytkownika systemu, określonych w takim scenariuszu. Finalnie można również przejść do realizacji Umowy, czyli do fazy Projektu. Każda z tych faz realizacji jest związana z konkretnym dokumentem i każdy z tych dokumentów może mieć własny proces obiegu. Zakończenie jednej fazy może automatycznie aktywować koleją fazę, czyli np. Przyjęcie Oferty przez klienta może automatycznie przejść do fazy Umowa i utworzyć dokument Umowy z danymi opisowymi pobranymi z Oferty.
