Na codzienność pracy sekretariatu składają się w dużej części działania związane z obsługą korespondencji przychodzącej i wychodzącej oraz obsługą dokumentów.

Duża ilość dokumentów i korespondencji w obiegu powoduje odczuwalny dyskomfort związany m.in. z efektywnym ich rozdziałem, zapanowaniem nad dekretami, odnalezieniem oryginału czy też kumulowaniem się zleceń na wysyłkę korespondencji. Aby zapobiec narastającym problemom związanym z obiegiem dokumentów, które zazwyczaj kumulują się w sekretariatach, firmy wprowadzają przepisy dotyczące przechowywania, archiwizacji i obiegu dokumentów w firmie, prowadzenia ewidencji, weryfikacji pism, inne. Zawsze istnieje jednak bariera efektywności pracy, która po prostu ma swoje granice.

Oprogramowanie Vario w szerokim zakresie wspiera pracę sekretariatów. Oprogramowanie to jest z powodzeniem eksploatowane w sekretariatach dużych firm oraz koncernów, a obecnie adresowane jest również jako oprogramowanie Vario.OneOffice dla obsługi jednostanowiskowej sekretariatu z opcjonalnym rozwinięciem do dowolnej liczby stanowisk tak w sekretariacie jak i poza nim.

Panel Kancelaryjny

Pobierz PDF

Vario udostępnia dla operatorów w sekretariacie specjalny obszar, przygotowany ergonomicznie do realizacji zadań w obrębie procesów rejestracji oraz wysyłki korespondencji. Panel umożliwia:

szybkiej rejestracji korespondencji przychodzącej,

weryfikacji pism,

skanowania korespondencji,

wyznaczania i nadzorowania kolejek dekretacji,

oznaczania oryginału i śledzenia jego ścieżki obiegu,

zarządzania zleceniami wysyłki korespondencji tradycyjnych,

nadzorowania kolejek zleceń wysyłki korespondencji tradycyjnych,

Pobierz PDF

Niezależnie od medium korespondencji (tradycyjna, faksy, e-maile, inne) oraz ilości punktów rejestracji/wejścia oraz wyjścia korespondencji Vario udostępnia jednolity dziennik korespondencji wychodzącej i przychodzącej, umożliwiający panowanie nad całością korespondencji przychodzącej i wychodzącej.

W tym obszarze Vario udostępnia:

dziennik korespondencji przychodzącej

dziennik korespondencji wychodzącej

automatyczna prezentacja w dziennikach korespondencji tradycyjnej, e-maili oraz faksów

szybkie odszukiwanie informacji w dziennikach poprzez filtry,

możliwość sprawdzenia ścieżki obiegu pozycji dziennika korespondencji

dostęp do historii zdarzeń związanych z korespondencją

dostęp do zeskanowanych źródeł korespondencji

Pozostałe Ważniejsze Funkcjonalności

Archiwizacja pism,

Zarządzanie oryginałami pism wraz z mechanizmem potwierdzeń przemieszczeń,

Szafy, segregatory, teczki umożliwiające odtwarzanie rzeczywistych rejestrów pism,

Tworzenie i znakowanie zbiorów ewidencyjnych,

Ponad 150 dodatkowych funkcjonalności wspierających pracę,

Możliwość skalowania rozwiązania na obsługę pracy grupowej i obiegu informacji w całym przedsiębiorstwie/instytucji,

Korzyści

Zastosowanie Vario.OneOffice znakomicie podnosi efektywność i komfort pracy w sekretariacie, a jednocześnie zapewnia bezpieczeństwo kompletności rejestrowanych informacji z mechanizmami szybkiej identyfikacji i dostępu, niezależnie od przedziału czasu jaki nas dzieli od ich zarejestrowania oraz niezależnie od ich ilości.

Materiały do pobrania