Profil Klienta

BSiPG GazoProjekt S.A. jest firmą z wieloletnią tradycją sięgającą 1951 roku, specjalizującą się w projektowaniu urządzeń, instalacji i obiektów przemysłu gazowniczego. Klient swoją silną pozycję na rynku zawdzięcza m.in. ciągłemu rozwojowi i zdobywaniu doświadczenia, pozyskiwaniu dużych projektów oraz zapewnieniu swoim realizacjom najwyższej jakości. Siła Klienta tkwi również w nowoczesnym podejściu do procesów projektowych oraz zapewnieniu swoim pracownikom dostępu do najnowszych technologii i oprogramowania dostępnego na rynku.

Sytuacja Klienta

Decyzja zarządu BSiPG GazoProjekt S.A. o wdrożeniu systemu Vario podyktowana była potrzebą m.in. zapanowania nad ogromem informacji i dokumentów, nad którymi pracują pracownicy, usystematyzowania i zebrania poszczególnych czynności w powiązane ze sobą procesy oraz ich automatyzację, wsparcia projektantów, utworzenia jednego centralnego repozytorium danych, z którego informacje dostępne byłyby poszczególnym uprawnionym pracownikom.

Rozwiązanie

Wdrożenie systemu Vario. przeprowadzone przez firmę DocuSoft Sp. z o.o., poprzedzone podpisaniem umowy z Klientem, zostało podzielone na dwa etapy, w obrębie których wyznaczone zostały dwa obszary: obszar procesów projektowych oraz obszar procesów pozaprojektowych.

Głównym celem wdrożenia systemu Vario. było wsparcie procesów projektowych oraz okołoprojektowych, udrożnienie komunikacji i współpracy pomiędzy poszczególnymi działami Klienta, wsparcie komunikacji i kooperacji z kontrahentami zewnętrznymi, integracja z oprogramowaniem AutoCAD oraz uporządkowanie, ustrukturyzowanie i skatalogowanie wszystkich danych wytwarzanych w GazoProjekt S.A., wyeliminowanie tzw. „papierologii".

Wdrażane rozwiązanie zrealizowano przy użyciu autorskiego systemu Vario. w wersji 1 z późniejszymi aktualizacjami do wersji 2 i 3 oraz modułów dodatkowych: Vario.Scanning, Vario.Watcher, Vario.Mail.Connector, Vario.MailBridge, Vario.FaxBridge, Vario.Mail.Service, Vario.Preview.Service. DocuSoft Sp. z o.o. przeprowadził podstawowe szkolenia użytkowników oraz administratorów systemu Vario. Szkolenia miały na celu uzyskanie przez użytkowników systemu podstaw teoretycznych, pojęciowych i praktycznych w zakresie metod i technik użytkowania oprogramowania Vario. Szkolenia prowadzone były w grupach w formie wykładów, laboratoriów i konsultacji

Po zakończeniu wdrożenia i uruchomieniu systemu Vario. dostawca rozpoczął nadzór powdrożeniowy zgodnie z ustaleniami zawartymi w umowie z Klientem. W tym czasie dostawca zapewnił wsparcie i pomoc w pierwszych dniach działania systemu, opiekę na czas rozruchu oraz usługi doradcze i konsultacyjne w zakresie użytkowania i działania systemu Vario.

Korzyści

Dzięki wdrożeniu systemu Vario. znacznie poprawiła się wydajność oraz efektywność pracowników, informacje i dokumenty nie są już własnością tylko pracownika - są własnością całego przedsiębiorstwa, kontrahenci BSiPG GazoProjekt S.A. otrzymują spójną dokumentację projektową, a współpraca i komunikacja między nimi jest płynniejsza i łatwiejsza. System Vario. pozwala na oszczędzenie czasu oraz zasobów, zarówno ludzkich jak i materialnych, pozwala również na przetrzymywanie danych w jednym centralnym repozytorium skracając jednocześnie czas dostępu do nich.