Zwracając swoją uwagę na informatyzację działów finansowo-księgowych należy docenić fakt, iż były to jedne z pierwszych działów informatyzowanych w każdym przedsiębiorstwie. Czy wymagania tych działów i oferta rynku wyewoluowała w dniu dzisiejszym w jakimś kierunku?

Oczywiście, że tak. Jednym z nich jest powracający od kilku lat obszar obiegu dokumentów, w którym obieg dokumentów finansowo-księgowych gra znaczącą rolę. Jest to ten obszar, w którym niedrożność takiego obiegu może spowodować wiele skutków, w tym tych najbardziej niepożądanych, np. nieprzewidywalność płynności finansowej.

Na co wobec tego zwracać uwagę przy doborze rozwiązania do zarządzania obiegiem dokumentów w świetle wymagań działu finansowo - księgowego?

Wśród wielu rozwiązań oferowanych na rynku należy zwrócić uwagę na te funkcjonalności oferowanego rozwiązania, które udrażniają obieg np. faktur kosztowych udostępniając do działu finansowego informacje o wpłynięciu nowej faktury/rachunku w momencie jej pojawienia się w przedsiębiorstwie, niezależnie od miejsca jej rejestracji, czy operatora który takiej rejestracji dokonał. Te funkcjonalności udostępnia aplikacja Vario.BPM, która poza samym poinformowaniem o wpłynięciu dokumentu i dostępem do jego obrazu i danych ,  zapewnia mechanizmy kontroli nad jego dalszym obiegiem oraz wszelkimi informacjami rejestrowanymi w jego trakcie.

Podczas obiegu dokumentu zbierane dane muszą tworzyć pozycję właściwego rejestru, umożliwiając jego wykorzystanie do właściwego nadzoru analitycznego i statystycznego. Zbierane podczas obiegu dane, mogą stanowić również podstawę do ich eksportu do systemu finansowo-księgowego zintegrowanym z systemem Vario.BPM. 

Bardzo ważną rolę w powyższym przykładzie, jak i podobnych obiegach, stanowi ta funkcjonalność dobieranego systemu, która umożliwia zlokalizowanie oryginału dokumentu oraz właściwy nadzór nad jego udostępnianiem i przemieszczaniem. Jednak w przypadku rozwiązań do obsługi obiegu dokumentów wymagamy aby sięganie do oryginału następowało wyłącznie w sytuacjach, w których dostęp do niego jest niezbędny. Tym samym atrakcyjny dla nas system musi oferować metody właściwej ochrony i nadzoru oryginału. Vario.BPM umożliwia opiniowanie dokumentu w trybie obiegu kopii elektronicznej oraz udostępnia funkcjonalność zarządzania pobraniami i zwrotem oryginału.

Co  zapewni nam system Vario.BPM poza dodatkową ikonką na pulpicie? Na pewno m.in.: przyspieszenie opiniowania dokumentów finansowo-księgowych, właściwą ochronę i bezpieczeństwo oryginału, bieżącą kontrolę nad stanem zaawansowania procesów opiniowania.

Należy pamiętać o tym, że obieg dokumentów naszego działu musi stanowić jeden z wielu obiegów w ramach przedsiębiorstwa i stanowić z nimi spójny mechanizm.